Privacyverklaring

Ziet u op deze pagina een fout of is iets onduidelijk? Of heeft u een vraag of zorg? Neem dan contact met ons op via deze pagina

Privacyverklaring De Fotohoeve

Wie zijn wij?

Onze gegevens:
De Fotohoeve
Telefoonweg 15
6871KZ, Renkum
Eigenaar & fotograaf: Niels Wouda
Functionaris Gegevensbescherming: Niels Wouda
Telefoonnummer: 06 522 64 666
E-mail: info@defotohoeve.nl
De Fotohoeve is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer:
KvK: 63202549

Voor onze Algemene voorwaarden, klik hier

Welke gegevens hebben wij van u nodig en hoe gebruiken wij die?

U wilt dat wij foto’s gaan maken van iets of iemand in uw opdracht. Via de telefoon, WhatsApp, e-mail of ons contact formulier, neemt u contact met ons op. U geeft ons zo uw e-mail adres of telefoonnummer en voor en/of achternaam. Wij hebben deze gegevens logischerwijs nodig om met u in contact te blijven tijdens de periode van de opdracht.
Na uw eerste contact met ons voor een fotosessie, slaan wij uw e-mail adres en/of telefoonnummer op in onze beveiligde telefoon & computer.

Deze basis gegevens gebruiken wij onder het AVG onder grondslag ‘Wettelijke plicht’ voor onze boekhouding en Grondslag ‘Toestemming’ omdat u contact met ons op neemt om voor u te werken.

De regels om ‘Toestemming’ te mogen toepassen volgens de website van de Autoriteit Persoonsgegevens:
Vrijelijk gegeven: u mag iemand niet onder druk zetten om toestemming te geven. Bijvoorbeeld door iemand te benadelen als hij of zij geen toestemming geeft. Let daarbij op machtsverhoudingen: een werknemer kan een vraag van zijn werkgever bijvoorbeeld moeilijk weigeren.

Ondubbelzinnig: er moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling. Bijvoorbeeld een (digitale) schriftelijke of een mondelinge verklaring. Het moet in elk geval volstrekt helder zijn dát er toestemming is verleend. U mag niet uit gaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’. Het gebruik van voor-aangevinkte vakjes is dus niet toegestaan.

Geïnformeerd: u moet mensen informeren over:
1) de identiteit van u als organisatie;
2) het doel van elke verwerking waarvoor u toestemming vraagt;
3) welke persoonsgegevens u verzamelt en gebruikt;
4) het recht dat zij hebben om de toestemming weer in te trekken. U moet de informatie in een toegankelijke vorm aanbieden. Ook moet deze begrijpelijk zijn zodat iemand een weloverwogen keuze kan maken. Dat betekent dat u duidelijke en eenvoudige taal moet gebruiken.

Specifiek: toestemming moet steeds gelden voor een specifieke verwerking en een specifiek doel. Indien u als organisatie bij de verwerking meerdere doeleinden heeft, dient u de betrokkene hierover te informeren en betrokkene voor elk doel afzonderlijk toestemming te vragen. Het doel mag niet gaandeweg veranderen.

Het moet voor mensen net zo makkelijk zijn om de toestemming weer in te trekken als dat het was om de toestemming te geven.

U moet kunnen aantonen dat u geldige toestemming heeft verkregen.

Wij gebruiken uw gegevens nooit openbaar, en we slaan uw gegevens niet extern online op. De naam die we van u krijgen, gebruiken we alleen voor contact met u, en op de factuur. In ons fotobewerkings systeem, werken wij met alleen met een datum. Zo zijn ze niet tot u te herleiden door derden(Na b.v. een inbraak in ons pand).
Foto’s die wij gemaakt hebben, komen wél extern op een beveiligde server te staan, met wachtwoord. Wij werken hiervoor samen met www.oypo.nl, waar u foto’s kunt laten drukken op diverse formaten. Klik hier voor meer informatie.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij werken nooit met een mailinglist, dus géén reclame van ons uit via deze weg. Onze correspondentie met u is dus altijd op u gericht, vanwege een vraag van uw of onze kant. U neemt als klant altijd als eerste contact met ons op, en zo komt uw voornaam en telefoonnummer en/of e-mail adres in onze beveiligde systemen. Wij bewaren deze gegevens in onze contact lijst van de telefoon, en in ons mail programma. Nogmaals: Wij zullen u nooit offers versturen of u andersinds tot last zijn.

Deze gegevens bewaren wij op dit moment onbeperkt, omdat u als klant altijd nog terug kan komen bij ons met vragen of een vervolg fotosessie. Wij moeten u dan kunnen bereiken. Op dit moment is er geen termijn voor het bewaren van deze gegevens, maar als hier verandering in komt vanuit de wetgeving dan zullen wij hierin natuurlijk mee gaan.

Deze gegevens bewaren wij onder het AVG onder Grondslag ‘Gerechtvaardigd belang’. Het is immers in uw voordeel dat wij u kunnen bereiken met vragen over de fotosessie, openstaande betalingen en toekomste fotosessie’s.

Deze basis gegevens gebruiken wij onder het AVG onder grondslag ‘Wettelijke plicht’ voor onze boekhouding en Grondslag ‘Toestemming’ omdat u contact met ons op neemt om voor u te werken.

Delen wij uw gegevens?

Wij delen nooit uw gegevens, wel sturen wij foto’s die klaar zijn naar onze partner, via www.oypo.nl, waar u de foto’s kunt laten afdrukken.

Wij verstrekken uitsluitend informatie aan derden wanneer nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoelang bewaren wij de gemaakte foto’s?

Wij proberen de foto’s binnen één week aan u te leveren. Vervolgens blijven de originele bestanden, samen met de bewerkte bestanden(Foto’s) nog 3 weken op onze beveiligde PC staan. Dit omdat u als klant nog zaken kan laten aanpassen aan de foto’s(Kleuren, storende zaken laten verwijderen, effecten toevoegen enz.).
Na 3 weken blijft deze mogelijkheid bestaan, maar gaan alle in uw opdracht gemaakte bestanden op een externe beveiligde hardeschijf, die slechts aangesloten wordt om bestanden naar te sturen.

Wij bewaren de foto’s op dit moment zonder eind-termijn. Dit zodat als u de foto’s kwijt raakt, wij u de foto’s opnieuw kunnen leveren. Op dit moment is er geen termijn voor het bewaren van de foto’s, maar als hier verandering in komt vanuit de wetgeving dan zullen wij hierin natuurlijk mee gaan.

Deze gegevens bewaren wij onder het AVG onder Grondslag ‘Gerechtvaardigd belang’. Het is immers in uw voordeel ten alle tijde de foto’s terug te kunnen krijgen na verlies door bijvoorbeeld brand of diefstal. Wij brengen hier alleen de kosten voor een USB stick voor in rekening.

Wilt u dat wij de foto’s niet voor u bewaren? Dan is bellen, mailen of WhatsApp voldoende om dit door te geven.

De regels om ‘Gerechtvaardigd belang’ te mogen toepassen volgens de website van de Autoriteit Persoonsgegevens:

“1. Gerechtvaardigd belang
Ten eerste moet het gaan om een gerechtvaardigd belang. Dit belang moet rechtmatig, voldoende duidelijk verwoord en ook echt aanwezig zijn. Dat is zo wanneer een verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om uw bedrijfsactiviteiten te verrichten. Bijvoorbeeld het voeren van een personeelsadministratie.

2. Noodzakelijkheid
Ten tweede moet de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang. U moet de verwerking daarom toetsen aan de eisen van (1) proportionaliteit en (2) subsidiariteit.

Dat betekent dat u moet nagaan of (1) het doel van de verwerking in verhouding staat tot de inbreuk voor de personen van wie u persoonsgegevens verwerkt en (2) of u het doel niet op een voor de betrokken personen minder nadelige manier kan bereiken.

3. Afweging belangen
Ten derde moet u een afweging maken tussen uw belangen en de belangen van de personen van wie u persoonsgegevens verwerkt. Ook moet u hierbij eventueel maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de rechten en vrijheden van deze personen niet zwaarder wegen dan uw gerechtvaardigd belang.

Dit betekent onder meer dat u de gegevens niet langer mag bewaren dan nodig is voor het doel van de verwerking. Gaat het bijvoorbeeld om de verwerking van persoonsgegevens van kinderen, dus jonger dan 16 jaar? Dan weegt uw gerechtvaardigd belang minder snel op tegen hun rechten en vrijheden.”

Hoe beveiligen wij onze systemen?

Wij gebruiken op de PC’s waar wij e-mail op verwerken en de foto’s bewerken, overal Windows 10 PRO mét altijd de laatste updates. Verder gebruiken wij een virus scanner en een anti-malware scanner. Om lastiger te vinden te zijn voor hackers gebruiken wij een professionele VPN service. Op onze bedrijfs telefoon, gebruiken wij wederom een virus scanner mét anti-malware scanner, en ook een VPN service.

Natuurlijk is op alle systemen een wachtwoord nodig om in te loggen, en op de PC’s een wachtwoord nodig voor iedere aanpassing aan het systeem. Ook is de Firewall overal correct ingesteld en actief.

Onze website www.DeFotohoeve.nl

Onze website accepteert alléén SSL – HTTPS verkeer, te herkennen aan het groene slotje met de groene text.

Onze website gebruikt onze site slechts 1 cookie, voor de taal keuze. Deze cookie heeft een geldigheid van 1 dag, en geeft geen informatie vrij anders dan uw keuze voor onze site in het Nederlands of Engels.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@defotohoeve.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen drie weken, op uw verzoek.

Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

De meeste informatie op deze pagina komt van www.charlotteslaw.nl en https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl. Niets is echter direct gekopieërd, alleen gebruikt ter naslag en controle.

Ziet u op deze pagina een fout of is iets onduidelijk? Of heeft u een vraag of zorg? Neem dan contact met ons op via deze pagina